Yhdistyksen säännöt

1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Suomen postcrossingyhdistys ry, ruotsiksi Finlands postcrossingförening rf, englanniksi Finnish Postcrossing Friends Association, ja sen kotipaikka on Tampere.

2. Tarkoitus ja toiminnan laatu

Yhdistyksen tarkoituksena on edistää postcrossingin harrastusta Suomessa, lisätä jäsenten välistä vuorovaikutusta, edistää harrastukseen liittyvää tiedonsaantia tiedotus- ja julkaisutoiminnan avulla ja olla yhteistyössä muiden harrastukseen liittyvien koti- ja ulkomaisten järjestöjen, yritysten ja toimijoiden kanssa.

Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys harjoittaa tiedotus- ja julkaisutoimintaa, järjestää kulttuuritilaisuuksia, kilpailuja ja juhlia. Yhdistys järjestää jäsenilleen tutustumiskäyntejä ja matkoja postikortteihin, postikorttitaiteeseen ja postinvälitykseen liittyviin yrityksiin ja tapahtumiin sekä tutustuu toisten yhdistysten toimintaan niin Suomessa kuin ulkomailla. Yhdistys julkaisee jäsenilleen tarkoitettua uutiskirjettä ja käyttää muuta mediaa tiedotukseen. Yhdistys toimii yhteistyössä muiden vastaavien yhteisöjen kanssa sekä voi jakaa stipendejä tai apurahoja ja muita tunnustuksia postcrossing-harrastuksen saralla ansioituneille henkilöille tai voittoa tavoittelemattomille organisaatioille, jäsenilleen kuitenkin vain poikkeustapauksissa.

Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi toimeenpanna asianmukaisen luvan saatuaan arpajaisia ja rahankeräyksiä. Yhdistys voi ottaa vastaan lahjoituksia, avustuksia ja testamentteja. Yhdistys voi omistaa toimintaansa varten tarpeellista kiinteää ja irtainta omaisuutta. Yhdistys voi järjestää myös myyjäisiä.

Yhdistyksen toiminnan on oltava hyvien tapojen ja Suomen lain mukaista, tasa-arvoista ja kestävän kehityksen mukaista sekä luonteeltaan avointa ja hyvää tarkoittavaa toimintaa.

3. Jäsenet

Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voi liittyä jokainen, joka on aktiivinen postcrossing-harrastaja, ja joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt.

Kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa.

Varsinaiset jäsenet ja kannatusjäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus.

Kunniajäseneksi voidaan hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut postcrossing-harrastusta joko Suomessa tai ulkomailla.

Kunniapuheenjohtajaksi voidaan hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa kutsua henkilö, joka on ansioitunut yhdistyksen toiminnassa.

4. Jäsenen eroaminen ja erottaminen

Jäsen voi erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle, sen puheenjohtajalle tai ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksen pöytäkirjaan merkittäväksi.

Hallitus voi katsoa jäsenen eronneeksi, jos tämä ei ole maksanut erääntynyttä jäsenmaksuaan neljän kuukauden kuluessa erääntymisestä.

Hallitus voi erottaa jäsenen yhdistyksestä vähintään 2/3 päätöksellä, jos jäsen

  • on jättänyt täyttämättä ne velvoitteet, joihin hän on yhdistykseen liittymällä sitoutunut,
  • toimii yhdistyksen sääntöjen ja hengen vastaisesti, vastoin yhdistyksen tarkoitusta taikka rikkoo kokouksen päätöksiä,
  • on muulla menettelyllään yhdistyksessä tai sen ulkopuolella vahingoittanut huomattavasti yhdistystä,
  • tai ei enää muulla tavoin täytä laissa taikka yhdistyksen säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.

Eronnut tai erotettu jäsen ei ole oikeutettu saamaan takaisin jo maksamiaan jäsenmaksuja. Jos erotettu tai eronnut  jäsen haluaa jälleen päästä yhdistyksen jäseneksi, on jäsenyyttä haettava yhdistyksen hallitukselta.

5. Liittymis- ja jäsenmaksu

Varsinaisilta jäseniltä ja kannatusjäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta erikseen kummallekin jäsenryhmälle päättää vuosikokous. Kunniapuheenjohtaja ja kunniajäsenet eivät suorita jäsenmaksuja.

6. Hallitus

Yhdistyksen hallitusta johtaa puheenjohtaja, jota kutsutaan myös yhdistyksen puheenjohtajaksi. Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluvat vuosikokouksessa valitut yhdistyksen puheenjohtaja ja 4–8 muuta varsinaista jäsentä sekä 0–4 varajäsentä. Näiden lukumäärä on päätettävä ennen valintaa.

Hallituksen toimikausi on kaksi kalenterivuotta.

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallituksen jäsenistä on vuosittain erovuorossa puolet. Erovuoroiset jäsenet voidaan valita uudelleen yhdistyskokouksen niin päättäessä. Ensimmäisellä kerralla erovuorojärjestys valitaan arvalla.

Hallituksen jäsenen erotessa kesken toimikauden yhdistyksen kokous valitsee hänen tilalleen uuden jäsenen jäljellä olevaksi kaudeksi. Hallituksen jäsenten valinnassa otetaan huomioon tasapainoisesti valtakunnallinen ja alueellinen edustavuus.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna, on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella ääntenenemmistöllä.

Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

Hallituksen kokoukseen voi osallistua hallituksen niin päättäessä tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana.

7. Asiamies

Hallitus voi tarvittaessa ottaa avukseen asiamiehen edustamaan yhdistystä ja hoitamaan yhdistyksen asioita, sekä määrätä hänen palkkaetunsa ja antaa hänelle toimintaohjeet.

8. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kukin yksin, taikka se tai ne toimihenkilöt, jotka hallitus siihen määrää.

9. Tilikausi ja toiminnantarkastus

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.

Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajille tai tilintarkastajille viimeistään viisi viikkoa ennen vuosikokousta. Toiminnantarkastajien tai tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kolme viikkoa ennen vuosikokousta hallitukselle.

10. Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen kokoukseen voi osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta.

Yhdistys pitää vuosittain kaksi varsinaista kokousta. Yhdistyksen kevätkokous pidetään tammi-toukokuussa ja syyskokous syys-joulukuussa hallituksen määräämänä päivänä.

Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.

Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella varsinaisella jäsenellä, kunniapuheenjohtajalla ja kunniajäsenellä yksi ääni. Kannatusjäsenellä on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus.

Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.

11. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen

Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta jäsenille postitetuilla kirjeillä tai sähköpostitse.

12. Varsinaiset kokoukset

Yhdistyksen kevätkokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

  1. kokouksen avaus
  2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
  3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
  4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
  5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien/tilintarkastajien lausunto
  6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
  7. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Yhdistyksen syyskokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

  1. kokouksen avaus
  2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
  3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
  4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
  5. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus seuraavalle kalenterivuodelle
  6. valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
  7. valitaan yksi tai kaksi toiminnantarkastajaa ja varatoiminnantarkastajaa taikka yksi tai kaksi tilintarkastajaa ja varatilintarkastajaa
  8. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Jäsenet voivat tehdä yhdistyksen toimintaan liittyviä aloitteita yhdistyksen hallitukselle. Hallituksella on myös velvollisuus tuoda jäsenten tekemät aloitteet esille vuosikokouksessa. Jäsenten tekemät aloitteet vuosikokoukselle on toimitettava kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

13. Sääntöjen muutos

Yhdistyksen sääntöjä voidaan muuttaa yhdistyksen kokouksessa. Sääntöjen muuttamisesta on mainittava kokouskutsussa. Tullakseen hyväksytyksi on sääntöjen muuttamisen kannalla oltava kolme neljäsosaa (3/4) kokouksessa annetuista äänistä.

14. Yhdistyksen purkaminen

Yhdistyksen purkamisesitys on mainittava kokouskutsussa. Esitykseen tulee sisältyä selvitys yhdistyksen varoista. Yhdistyksen purkautuessa, tai jos se lakkautetaan, käytetään yhdistyksen varat sääntöjen 2 §:ssä sanotun tarkoituksen toteuttamiseksi purkamisesta päättävän kokouksen päättämällä tavalla.

Purkamispäätöstä tulee kannattaa vähintään kolme neljäsosaa (3/4) kokouksessa annetuista äänistä.

Yhdistysfakta

Suomen postcrossingyhdistys ry perustettiin Tampereella 24.10.2015.

Säännöt hyväksyttiin ja yhdistys rekisteröitiin Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteriiin 17.11.2015.

Viimeisin sääntömuutosesitys hyväksyttiin kevätkokouksessa 21.4.2018. Uudet säännöt (tällä sivulla olevat) rekisteröitiin PRH:ssa 14.5.2018.

Yhdistysrekisterin numero on 216.102.